Bài viết được CareerPrep Team trích dẫn từ CafeBiz.
—————
Nữ chuyên gia nhượng quyền Nguyễn Phi Vân cho rằng viết email cần đơn giản hóa để người nhận hiểu đúng, hiểu rõ, làm được điều bạn mong muốn họ làm.
Chuyên gia Nguyễn Phi Vân hiện là thành viên sáng lập và phát triển của Công ty World Franchise Associates khu vực Đông Nam Á, đồng thời cũng là Chủ tịch Công ty Retail & Franchise Asia, Cố vấn về nhượng quyền thương hiệu cho Chính phủ Malaysia…
Nguyễn Phi Vân từng phụ trách các thương hiệu quốc tế thuộc tập đoàn Unilever, Nestlé, Abbott, San Miguel, Mastercard, Johnson & Johnson, Gloria Jean’s… và cũng là tác giả của hàng loạt đầu sách bán chạy như: “Quảy gánh băng đồng ra thế giới”, “Nhượng quyền khởi nghiệp”, và “Con đường ngắn để bước ra thế giới”. Với nữ chuyên gia, kĩ năng nào trong công việc cũng quan trọng nhưng kĩ năng viết email cần được chú trọng rất nhiều.
Xem thêm: Tuyển dụng 4.0: Làm thế nào để trở thành một ứng viên được nhà tuyển dụng săn đón?
Bắt đầu từ người nhận, không phải bạn, người vận chuyển thông điệp.
Không biết đã bao lần, tôi hỏi sau khi nhận email, tin nhắn, “em viết vậy nghĩa là sao?”
Cũng không biết đã bao lần, tôi nhận thông tin dài dòng sọc, đọc không nổi, bèn trả lời bằng câu hỏi “Em viết vậy nghĩa là chị phải làm gì?”.
Có lúc, tôi được CC trong một mớ loằng ngoằng email hay group chat qua lại, phát ngán, nên la lên, muốn gì thì nói một chuyện thôi, ngắn gọn, nói rõ cần làm gì, và chỉ gởi giùm thông tin liên quan đến chủ đề đó. Làm ơn đừng phức tạp hoá cuộc đời bằng những mớ bòng bong.
Mà kỳ thiệt! Xã hội này bắt đầu bằng những kiểu nói vu vơ mơ hồ, phức tạp để khỏi ai phải bị buộc vào bất kỳ một hành động cụ thể chi. Nên đám trẻ nhà mình đứa nào cũng nói năng, viết lách rất macro – vĩ mô, big picture – bức tranh to bự quá nhiều chi tiết phức tạp vô song, những kiểu diễn giải đì đùng nhưng nghe xong hông hiểu phải “làm như lào”.
Riết thành bệnh.
Cứ mở lời, đặt bút là dài dòng, uốn éo, quăng hoả mù vào mặt thiên hạ, rồi vỗ đùi tự sướng vì chả đứa nào nó hiểu. Người ta không hiểu, nghĩa là ta nguy hiểm, nghĩa là người ta cần mình để dẫn dắt, giải thích, hướng dẫn chứ gì? Tào lao! Mất thời gian, phí nhân lực. Thôi đi nghe!
Rảnh quá thì lo mà đi học, đi tập sự thêm. Giao tiếp bắt đầu từ việc quan tâm, thấu cảm người nhận trước khi muốn nhắn gởi đề nghị, yêu cầu, hướng dẫn gì. Điều đầu tiên và quan trọng nhất trong giao tiếp là người ta hiểu đúng, hiểu rõ, làm được điều bạn mong muốn họ làm. Đơn giản là như vậy. Cho nên, môn giao tiếp nó cách xa môn quăng hỏa mù dữ lắm. Đừng có cố!
Giờ viết sẵn cho các bạn vài câu hỏi bạn cần hỏi mình trước khi gởi email hay tin nhắn cho ai. Chịu khó đi. Khi nó thành thói quen, bạn sẽ viết tốt hơn, rõ hơn, đơn giản nhưng tạo ảnh hưởng hơn theo thời gian bạn nhé. Mọi sự đều có điểm khởi đầu. Chịu khó, thì sẽ được.
1. Họ có hiểu những gì bạn đang viết/trình bày không? Cho nên, viết xong, ráng mà đọc lại 2, 3 lần trước khi gởi đi. Hỏi mình, nếu là người khác, chưa có thông tin gì về vấn đề mình sắp trình bày, viết vậy đọc xong người ta có hiểu không? Đừng nhanh nhẩu đoản. Đừng viết cho xong. Viết là để cho người khác hiểu. Bỏ chút tâm vào!
2. Hỏi mình, có cách nào trình bày đơn giản hơn, tránh hiểu sai hiểu lầm, tránh lan man mơ hồ không? Khi bản thân đặt câu hỏi này cho bản thân, bạn sẽ đọc với tâm thế khác, tâm thế của người nhận. Khi làm được chuyện này, bạn sẽ tự mình chỉnh sửa thay đổi để thông điệp rõ ý, dễ hiểu hơn.
3. Yêu cầu và mục đích chính mình muốn người ta làm khi đọc xong là gì? Nó có rõ ràng dễ hiểu không? Nó có nằm ở vị trí đương nhiên người ta phải đọc không, ví dụ ngay đầu hay ngay trước khi kết thúc?
4. Dữ liệu tham khảo gởi kèm có liên quan không? Cái gì không liên quan, dễ gây rắc rối hoang mang không biết phải làm gì với nó thì làm ơn bỏ ra.
Đời đã phức tạp rồi, thời gian đã hữu hạn rồi, đừng đánh đố nhau. Cần mới gởi, không liên quan đừng đưa cả mớ hỗn độn cho người khác. Mà đời này, có các kiểu drive, nên người ta hay lạm dụng. Quăng một đám dữ liệu trong drive rồi tự bắt người đọc xà quần kiếm thứ liên quan. Vậy, không gọi là giao tiếp, mà gọi là vô trách nhiệm, đùn đẩy việc cần làm cho người nhận.
5. Đừng viết để giết người đọc. Những loại tin dài loằng ngoằng, suy nghĩ hàng tuần mới viết xong, xin đừng gởi. Không ai trên thế giới này đọc nổi những kiểu tràng giang đại hải thế. Muốn gì thì thảo luận thống nhất. Viết là để confirm – xác nhận lại thông tin. Đừng mang hết tâm sự hông dám, không muốn nói đổ vô cái email, tin nhắn làm khổ người nhận. Có điều, viết cho dài không ai đọc, phí thời gian.
Vậy nha, viết cũng là một kênh giao tiếp, và kênh giao tiếp nào cũng bắt đầu từ việc thấu cảm người nhận. Nếu không vì họ, giao tiếp để làm gì? Nếu chỉ viết ra, nói ra cho đã nư bạn, cho xong việc, thì bạn hoàn toàn không có kỹ năng giao tiếp.
Cuối cùng, họ có hiểu những gì ta gởi hay không?
—————
Viết email thật sự không phải là một điều dễ dàng. Đặc biệt, đối với các bạn sinh viên khi đang chập chững dùng email để xây dựng thương hiệu cho bản thân, lại còn khó muôn phần.
Xem thêm: Gửi email ứng tuyển: Trước khi viết hay, hãy viết đúng
Thấu hiểu “nỗi đau này” của các bạn, CareerPrep Team chúng mình sắp tới sẽ tăng cường nhiều bài viết về nghệ thuật viết email và các cách cải thiện kỹ năng viết email cho bạn đọc. Chúng mình hy vọng “viết email” không còn là nỗi sợ của các bạn nữa. Cùng chờ đón các bài viết bổ ích khác từ chúng mình nhé!
Bạn đọc có thể kham thảo thêm một số bài viết hot của CareerPrep xoay quanh chủ đề Kỹ năng ứng tuyển như:
